MANEJO DE INVENTARIOS
Si nuestra empresa se dedica a la comercialización de bienes, existen dos tipos de inventarios: para una empresa que se dedica a la compra-venta de productos o para una empresa que se dedica a la fabricación. Para lo cual se requieren inventarios de insumos o productos semi- terminados, como de productos terminados.
El primer paso para ambos casos es hacer un control de la mercadería recibida por parte de nuestros proveedores. Esto se hace a través de la conformación de un remito. Si el total de la mercadería solicitada está en perfectas condiciones en cantidad y calidad se firma el remito para que luego esto nos sea facturado por el proveedor. En caso que haya algún desperfecto en alguna mercadería o una diferencia en las cantidades solicitadas se hace la devolución de la misma dejando constancia de esto en el remito, para que luego la factura (que acompaña ese remito) no incluya este ítem, o bien se haga una nota de crédito.
La mercadería recibida es almacenada en el depósito. En el caso de una empresa de compra-venta será el único almacén que tenga. En el caso de una empresa fabricante se hará en el depósito de insumos, materias primas o productos semi-terminados.
Una vez que comienza el proceso productivo y estos insumos comienzan a ser consumidos debemos tener un sistema de gestión que nos permite contar con esa información de manera rápida y efectiva para que podamos ir viendo cuánto se va consumiendo y, lo más importante cuánto nos queda en stock.
La información de las cantidades disponibles es una herramienta fundamental para no romper stock. El corte de stock puede traernos varios problemas: parar la producción, tener problemas comerciales con nuestros clientes dado que no entregamos los pedidos como nos comprometimos y eso, inevitablemente traerá problemas económicos y financieros.
Para evitar los cortes de stock se utilizan diferentes herramientas como ser:
PUNTO DE PEDIDO OPTIMO: es un cálculo que nos sirve para saber en qué momento y que cantidades de ítems vamos a solicitarle a nuestro proveedor. Esto es importante porque el armado de cada pedido tiene inmerso ciertos costos que vamos a tratar de mantenerlos lo más bajo posible (salario del personal de depósito que se encarga de armar los pedidos, costo mensual del depósito y los diferentes costos variables que tiene el manejo de estos pedidos).
Es decir que si tenemos que comprar 1000 unidades, no tiene sentido comparar 10 veces 100 unidades por mes. Obviamente que para alcanzar el pedido óptimo de comprar 1000 unidades depende de nuestra capacidad financiera para hacer frente a esa compra, aunque en la mayoría de los casos se suele tener una cuenta corriente con el proveedor para no caer en esta limitación.
PUNTO DE PEDIDO
El punto de pedido es un cálculo que nos permite determinar la cantidad de un ítem y el momento en que tenemos que elevar la orden de compra al proveedor para no correr el riesgo de romper stock. En este calculo interviene la demanda anual de un ítem en un año; la cantidad de días que comprende ese período, en este caso 365 días; la demanda diaria de ese ítem (demanda anual/ 365); el tiempo que demora la empresa en convertir el ítem en producto final (listo para ser comercializado), por ejemplo, una semana; por lo tanto, el PUNTO DE PEDIDO va a ser la resultante entre la demanda diaria por el tiempo de fabricación.
Estas dos herramientas, sobre todo la última, son herramientas que nos permiten tener un control de stock, tener una operatoria óptima y mantener buenas relacio
nes con el cliente para no cortar con su propia operación.
CONTROL DE INVENTARIO
Periódicamente una compañía, independientemente de su tamaño, tiene que hacer un inventario. Hacer un inventario no es más ni menos que hacer un conteo de los ítems en stock (insumos, productos semi-terminados y productos terminados)
Lógicamente mientras más seguido hagamos los inventarios mayor control de los mismos vamos a tener y por lo tanto menores diferencias vamos a encontrar.
Sin embargo hacer un inventario, por más fácil que resulte, tiene ciertos costos: si contratamos una empresa dedicada a esto tendremos que pagar sus honorarios, si lo hacemos "in house" tendremos que pagar horas extras a nuestro personal. Por qué pagar horas extras? Porque es muy importante saber que cada vez que se ejecuta un inventario, debemos obligatoriamente parar las operaciones de la empresa que tengan que ver con movimiento de stock. Es decir, no podemos incluir compras nuevas, no podemos ejecutar ventas, dado que si mientras hacemos el inventario, el mismo se va moviendo, nos va a dar diferencias siempre y va a ser más difícil saber por qué se producen.
STOCK EXCEDENTE
Otro de los aspectos cruciales a la hora de hablar de inventario es el caso opuesto a la ruptura de stock y tiene que ver con con el sobrante de stock. Si bien esto es importante para no interrumpir el proceso productivo y tener un confiable servicio con nuestro cliente, tenemos que tener en cuenta que tener stock excedente perjudica nuestra situación financiera por el simple hecho que estamos manteniendo nuestros recursos financieros en mercadería que no está rotando. Por ese motivo existen diferentes herramientas, como ser, stock de seguridad, que es el que nos dice cuánto mercadería demás tenemos que mantener para no correr riesgos de ruptura. Ya se por demoras imprevistas de nuestros clientes, como picos de demanda no previstas. Todo el stock que excede a este margen de seguridad debería ser analizado para considerar si es necesario tenerlo por lo que explicamos más arriba.
Contar un un sistema de control de inventario eficiente trae a la empresa muchos beneficios que van desde una fluida relación con nuestros clientes, recolectar información valiosa para la toma de decisiones y cuidar los recursos financieros de la empresa sabiendo que no estamos comprando mas de lo necesario para un período de tiempo.
Desde Consultora Help te ayudamos a que puedas contar con un buen sistema de manejo de inventario para que el mismo impacte positivamente en tus resultados.
SANTIAGO G. PERDIGUES.
LIC. EN ADMINISTRACION
FCE- UBA